Consulta NF-e sem certificado digital

Sem certificado digital você consegue consultar a NF-e pela chave e ver um resumo público, com situação, emitente e valores totais. Os itens e o XML completo vêm do emitente, do sistema fiscal ou de rotinas que usam o certificado da empresa.

Resposta direta

Sim, dá para consultar uma NF-e sem certificado digital. Com a chave de acesso de 44 dígitos, a consulta pública mostra se a nota foi autorizada, quem emitiu, a data, o valor total e eventos como cancelamento.

O que você não consegue sem certificado, pela consulta pública, é o documento completo: itens, quantidades, impostos por produto e o XML autorizado. Para isso existem outros caminhos, e quase todos começam por quem emitiu a nota.

O que funciona sem certificado

Medimos como a consulta sem certificado se comporta na prática: quantas terminam com o documento entregue, por que as outras falham e o que fazer em cada caso. Está em consulta de NF-e pela chave em números.

Para a maioria das situações do dia a dia, a consulta sem certificado já resolve. Ela confirma se a nota é real e se continua válida, que é a dúvida mais comum de quem recebe mercadoria ou paga um boleto.

• Validar a chave de acesso antes de qualquer consulta.
• Consultar a situação da nota no Portal Nacional da NF-e.
• Ver dados gerais da nota, como emitente, data e valor total.
• Conferir eventos registrados, como cancelamento.
• Gerar o DANFE completo, se você já tem o XML em mãos.

O que a consulta pública não mostra

A consulta pública mostra um resumo. Isso é uma regra, não um defeito: o Ajuste SINIEF 16/2018 restringiu a divulgação de dados detalhados da nota na consulta pública. Itens, preços unitários e impostos por produto ficam de fora dela.

Por isso, uma consulta sem certificado não substitui o XML. E o DANFE gerado só a partir do resumo também não traz os itens. Se você precisa da nota completa para escriturar, conferir impostos ou arquivar, precisa do arquivo autorizado. Entenda o motivo em XML NF-e ou DANFE: qual guardar.

Quando o certificado digital entra

O certificado digital da empresa é usado em rotinas em que a empresa precisa se identificar perante o fisco. Os exemplos mais comuns envolvem notas emitidas contra o CNPJ dela:

Repare no limite: o certificado dá acesso às notas em que a empresa é parte. Ele não serve para baixar o XML de uma nota qualquer, de terceiros. Para detalhes de configuração dessas rotinas, consulte o seu contador ou o fornecedor do seu ERP.

• Manifestação do destinatário, em que a empresa confirma ou contesta a operação.
• Download das notas emitidas contra o CNPJ, feito por ERPs e sistemas fiscais por meio do serviço de distribuição de documentos.
• Integrações fiscais mais completas, que rodam de forma automática no sistema da empresa.

Passo a passo para quem não tem certificado

Se você é pequeno lojista, autônomo, financeiro de uma empresa sem ERP integrado ou simplesmente recebeu um DANFE e quer o arquivo, siga esta ordem:

Primeiro, confira a chave no validador de chave NF-e. Depois, faça a consulta de NF-e pela chave de acesso. Para NF-e modelo 55 de todos os estados, o Gerador de Danfe procura o documento completo no nosso acervo; quando encontra, você já recebe o PDF com itens.

Quando não há documento completo disponível, a consulta traz só o resumo, e a tela avisa. Aí o passo seguinte é conseguir o XML. Peça ao emitente: é ele quem tem o arquivo, e em geral envia ao destinatário por e-mail. Outras saídas estão em como baixar XML da nota fiscal.

Com o XML na mão, cole ou faça upload e gere o DANFE pelo XML. O arquivo pode ter até 1 MB, e o PDF sai com o layout completo.

Erros comuns

Estes enganos fazem muita gente achar que precisa de certificado quando não precisa, ou o contrário:

• Achar que a consulta pública vai mostrar os itens. Ela mostra só o resumo.
• Comprar certificado para ver uma nota de terceiro. O certificado só dá acesso às notas da própria empresa.
• Confundir o resumo com o documento fiscal. Para arquivo, vale o XML autorizado.
• Usar a chave de um CT-e como se fosse NF-e. Conhecimento de transporte tem documento auxiliar próprio, o DACTE.
• Esquecer de pedir o XML ao emitente, que é o caminho mais simples.

E a NFC-e?

A NFC-e, modelo 65, é o cupom eletrônico do varejo. A consulta dela costuma ser feita pelo QR Code impresso no cupom, que leva ao portal da SEFAZ do estado emissor. Não exige certificado.

Aqui no Gerador de Danfe, a consulta por chave não é o melhor caminho para NFC-e. Se você tem o XML da NFC-e, gera o DANFCE normalmente pelo envio do arquivo.

Perguntas frequentes

A consulta sem certificado tem valor oficial? Ela mostra a informação oficial da situação da nota. Mas o documento fiscal é o XML autorizado, não a tela de consulta.

Por que alguns sites prometem o XML completo sem certificado? Alguns serviços mantêm acervo de documentos que já processaram. Funciona quando o documento está lá. Quando não está, nenhum serviço consegue tirar os itens da consulta pública, porque eles não estão disponíveis nela.

Contador precisa de certificado para receber as notas do cliente? Em geral, quem automatiza a captação das notas de um CNPJ usa o certificado daquela empresa. O fluxo de trabalho com XML e histórico está em DANFE para contadores.

Consigo consultar pela API sem certificado? A consulta por chave pela nossa API segue a mesma lógica da tela. Veja a documentação da API.