XML NF-e ou DANFE: qual guardar?

Guarde sempre o XML autorizado da NF-e, porque ele é o documento fiscal. O DANFE em PDF pode ficar junto como cópia de leitura, mas não substitui o XML e pode ser gerado de novo a qualquer momento.

Resposta direta: guarde o XML

Se você só pudesse guardar um arquivo de cada nota, escolha o XML autorizado. Ele é a NF-e propriamente dita: tem os dados da operação, a assinatura digital do emitente e o protocolo de autorização da SEFAZ. O DANFE é uma representação gráfica desse arquivo.

A boa notícia é que você não precisa escolher. Com o XML guardado, o DANFE pode ser gerado de novo quando for preciso. O caminho contrário não existe: de um PDF não se recupera o XML autorizado. Por isso o XML é obrigatório no arquivo e o DANFE é opcional.

Por que o PDF não basta

O DANFE não tem validade fiscal por si só. Ele mostra o número do protocolo, mas não carrega a assinatura que comprova a autenticidade da nota. O artigo DANFE tem validade fiscal explica isso em detalhe.

Na prática, há um segundo motivo: os sistemas contábeis e os ERPs importam XML, não PDF. Uma pasta cheia de PDFs obriga alguém a redigitar dados ou a pedir os arquivos de novo ao fornecedor. Uma pasta de XMLs pode ser importada de uma vez.

• O XML tem assinatura e protocolo; o PDF não
• Sistemas contábeis importam XML
• Do XML se gera o DANFE; do DANFE não se gera o XML
• O PDF é fácil de editar; o XML assinado pode ser verificado

Por quanto tempo guardar

Os documentos fiscais devem ser guardados pelo prazo decadencial, em regra 5 anos. Há situações em que o prazo conta de forma diferente ou em que outra obrigação pede mais tempo, então vale confirmar com seu contador qual é a regra para a sua empresa.

Guarde tanto as notas que você emite quanto as que você recebe. Muita empresa cuida bem das notas de saída, porque saem do próprio sistema, e esquece das notas de entrada, que chegam por e-mail e se perdem na caixa de entrada.

Como organizar o arquivo

Uma estrutura simples evita a maior parte dos problemas. O objetivo é que qualquer pessoa da empresa, ou o contador, ache uma nota em poucos segundos, sabendo só o fornecedor e o mês.

Separe por tipo (emitidas e recebidas), depois por ano e mês. Dentro do mês, mantenha o nome do arquivo com a chave de acesso, que é única e já contém CNPJ, modelo, série e número. Se quiser, guarde o PDF ao lado do XML com o mesmo nome. E tenha cópia fora do computador da empresa.

• Pasta de notas emitidas e pasta de notas recebidas
• Subpastas por ano e mês de emissão
• Nome do arquivo igual à chave de acesso de 44 dígitos
• PDF do DANFE ao lado do XML, se for útil
• Cópia de segurança fora do computador principal

O que fazer quando só chegou o PDF

É comum o fornecedor mandar só o DANFE em PDF. Nesse caso, peça o XML. O emitente tem o arquivo, porque foi ele que assinou e transmitiu a nota. O artigo como baixar XML da nota fiscal lista os caminhos para recuperar o arquivo, e a página baixar XML da NF-e resume as opções.

Enquanto o XML não chega, você pode conferir a nota pela chave de acesso que está no DANFE. A consulta da NF-e pela chave de acesso do Gerador de Danfe procura o documento completo no nosso acervo, para notas de todos os estados. Quando o documento completo não está disponível, a consulta pública mostra só um resumo, sem itens. Isso confirma a situação da nota, mas não substitui o XML no seu arquivo.

Quando o PDF ajuda

O DANFE não vale como documento, mas é útil. Ele é o que você imprime para acompanhar uma entrega, o que manda para um cliente que só quer conferir a compra e o que o financeiro abre para ver um valor rapidamente.

Se você tem o XML e precisa do PDF, é só gerar o DANFE pelo XML. O Gerador de Danfe aceita o XML colado ou em arquivo, até 1 MB, para NF-e e NFC-e. Para CT-e, o documento auxiliar é o DACTE, gerado no DACTE online.

• Impressão para acompanhar a mercadoria
• Cópia de leitura para cliente ou fornecedor
• Conferência rápida sem abrir sistema

Histórico de consultas com conta

Quem processa notas com frequência pode usar uma conta no Gerador de Danfe. A conta logada guarda o histórico de consultas, com download do PDF e do XML de cada uma. Isso ajuda a achar uma nota já processada, mas não substitui o seu arquivo fiscal: o arquivo oficial da empresa deve ficar sob controle da própria empresa ou da contabilidade. Para volume maior, há planos e uma API para integrar com o ERP.

Erros comuns

• Guardar só o DANFE que veio anexado no e-mail
• Arquivar notas emitidas e esquecer as recebidas
• Renomear arquivos sem padrão e depois não achar nada
• Manter tudo num único computador, sem cópia
• Achar que o resumo da consulta pública substitui o XML

Perguntas frequentes

Preciso guardar o DANFE impresso? Em geral, não é o DANFE que precisa ser arquivado, e sim o XML. Guardar o PDF junto é uma conveniência. Se a sua operação tiver alguma exigência específica, confirme com o contador.

Posso jogar fora o XML depois de lançar a nota no sistema? Não é recomendado. O lançamento no sistema é um registro seu; o XML é o documento fiscal. Mantenha o arquivo pelo prazo decadencial, em regra 5 anos.

Se eu perdi o XML, a nota deixou de existir? Não. A nota continua autorizada na SEFAZ. Você precisa recuperar uma cópia do XML, em geral com o emitente.

O contador precisa do XML ou do DANFE? Do XML. É o arquivo que os sistemas contábeis importam. O PDF pode ir junto, mas não resolve sozinho. A página DANFE para contadores mostra como o Gerador de Danfe ajuda nessa rotina.

Qual a diferença entre NF-e e DANFE, afinal? A NF-e é o XML autorizado; o DANFE é a sua versão legível. A diferença entre NF-e e DANFE está explicada em detalhe em outro artigo.