Como baixar o XML no seu sistema
Cada sistema esconde a exportação do XML num menu diferente, e alguns limitam a quantidade de notas por exportação. Os guias abaixo mostram o caminho exato em cada um, se dá para baixar em lote e o que fazer com o arquivo depois.
- Baixar XML da NF-e no Bling
- Baixar XML da NF-e no Tiny (Olist ERP)
- Baixar XML da NF-e no Omie
- Baixar XML da NF-e no Conta Azul
- Baixar XML da NF-e na Nuvemshop
Os quatro caminhos para conseguir o XML
Não existe um botão único que devolve o XML de qualquer nota para qualquer pessoa, e isso é proposital: a nota contém dados comerciais de duas empresas. O caminho certo depende de quem você é na operação.
- Pedido ao emitente: o fornecedor tem o arquivo e deve disponibilizá-lo ao destinatário. Envie a chave de acesso no pedido para agilizar.
- ERP ou contador com certificado digital: o destinatário consegue baixar as notas emitidas contra o próprio CNPJ pelos serviços de distribuição da SEFAZ.
- Portal da SEFAZ do seu estado: alguns estados oferecem áreas restritas, com login, para contribuintes consultarem as próprias notas.
- Consulta pela chave aqui: quando a nota está no nosso acervo, o XML completo vem junto com o DANFE.
Por que a chave nem sempre devolve o XML
A consulta pública da NF-e, desde o Ajuste SINIEF 16/2018, mostra só um resumo da nota para quem consulta sem identificação: emitente, destinatário, valores e situação. Os itens ficam de fora. Por isso, quando a nota não está no nosso acervo, o que conseguimos montar é um DANFE com os dados do resumo, e a tela avisa que os itens não vieram.
Esse limite não é do gerador: é da fonte pública. Qualquer site que prometa o XML completo de qualquer nota apenas pela chave precisa ter obtido esse arquivo de alguma outra forma. Os detalhes estão em consulta NF-e sem certificado digital.
Como pedir o XML ao fornecedor sem demora
O pedido que funciona é curto e específico. Informe a chave de acesso de 44 dígitos ou o número e a série da nota, a data de emissão e o e-mail para envio. Peça o arquivo .xml, não o PDF: o PDF é só o DANFE e não substitui a nota.
Se o fornecedor mandar um .zip, extraia antes de usar. Se mandar um link de portal, baixe o arquivo pelo próprio portal. Para conferir se o que chegou é mesmo a nota, abra o arquivo seguindo como abrir arquivo XML da NF-e e veja se a chave bate.
Erros comuns ao tentar baixar o XML
Confundir o DANFE com o XML é o primeiro. Um PDF baixado de um portal, ou recebido por e-mail, não é a nota: é a representação dela, e não serve para lançamento fiscal. O segundo é editar o XML para conferir algo e salvar por cima, o que invalida a assinatura. O terceiro é baixar a nota de uma consulta pública e achar que ela veio completa, quando na verdade só o resumo foi divulgado.
Também acontece de a chave digitada estar errada por um dígito. Antes de pedir o arquivo ou consultar, confira a sequência no validador de chave NF-e, que aponta o erro na hora.
Depois de baixar: o que fazer com o XML
Guarde o arquivo original sem editar. Qualquer alteração, mesmo um espaço, invalida a assinatura digital. Organize por CNPJ do emitente e mês de emissão, ou deixe o histórico da sua conta fazer isso por você.
Para gerar o DANFE, envie o XML em DANFE online. Se o volume é grande e vem de um sistema, a API DANFE recebe o XML e devolve o PDF automaticamente. E se a dúvida é o que guardar, o XML ou o PDF, a resposta curta é o XML, como explicado em XML NF-e ou DANFE: qual guardar.