DANFE tem validade fiscal?

Não. O DANFE é uma representação auxiliar da NF-e e não tem validade fiscal por si só. O que vale é o arquivo XML autorizado pela SEFAZ, que tem a assinatura digital e o protocolo de autorização.

Resposta direta

O DANFE não tem validade fiscal própria. Ele é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica: uma representação gráfica simplificada de uma NF-e que já existe. O documento fiscal é o XML autorizado.

Isso não quer dizer que o DANFE seja inútil. Ele tem funções práticas importantes, como acompanhar a mercadoria e permitir a conferência no recebimento. Mas o valor do DANFE depende inteiramente de existir, por trás dele, uma NF-e autorizada. Um DANFE de uma nota que não foi autorizada, ou que foi cancelada, não prova nada.

Onde está a validade da NF-e

A NF-e é um arquivo XML. Antes de ser enviado à SEFAZ, ele é assinado com o certificado digital do emitente. A SEFAZ confere o arquivo e, se estiver tudo certo, devolve um protocolo de autorização. A nota só passa a valer depois disso.

A assinatura e o protocolo ficam no XML. O DANFE apenas imprime o número do protocolo e a chave de acesso. Qualquer pessoa pode montar um PDF parecido com um DANFE; ninguém consegue falsificar a assinatura digital de um XML sem ser descoberto na verificação. Por isso o XML é o documento fiscal e o DANFE é só o auxiliar.

• XML autorizado: documento fiscal, com assinatura e protocolo
• DANFE: representação para leitura, sem assinatura própria
• PDF: formato mais comum do DANFE, fácil de copiar e editar

Para que o DANFE serve, então

O DANFE é a parte da nota que as pessoas manuseiam. Em geral, ele acompanha a mercadoria no transporte, permitindo que a carga seja identificada em uma fiscalização de trânsito. No recebimento, é por ele que o conferente bate produtos e quantidades. No financeiro, ajuda a ver valores e vencimentos sem abrir sistema nenhum.

Nesses usos, o DANFE é suficiente justamente porque traz a chave de acesso. Com ela, qualquer um pode verificar a nota real. O artigo o que é DANFE explica cada campo do documento.

• Acompanhar a mercadoria em trânsito
• Conferir a entrega
• Consultar valores rapidamente
• Encontrar a chave de acesso

Como conferir se uma nota é válida

Recebeu um DANFE e quer saber se a nota existe e está autorizada? O passo a passo é curto e vale a pena fazer sempre que a operação é nova ou o valor é alto.

Primeiro, confira se a chave de acesso faz sentido. Ela tem 44 dígitos e termina num dígito verificador calculado por módulo 11; um dígito trocado na digitação já invalida a chave. Você pode validar a chave da NF-e antes de consultar. Depois, consulte a chave no Portal Nacional da NF-e, que mostra a situação do documento. Por último, compare os dados principais do resumo com o que está no DANFE.

• Confira os 44 dígitos da chave de acesso
• Consulte a situação da nota pela chave
• Compare emitente, destinatário, número e valor total
• Peça o XML ao emitente para guardar

O que a consulta pública mostra

A consulta pública da NF-e mostra um resumo do documento. Desde o Ajuste SINIEF 16/2018, ela não divulga os dados detalhados da nota, como a lista de produtos. Isso basta para confirmar que a nota existe e qual é a situação dela, mas não substitui o XML.

No Gerador de Danfe, a consulta da NF-e pela chave de acesso procura primeiro o documento completo no nosso acervo, para notas de todos os estados. Quando ele não está disponível, a resposta é o resumo, sem itens, e o DANFE completo depende do XML. A página consulta NF-e sem certificado explica o que dá e o que não dá para fazer sem certificado digital.

O que guardar para ficar em dia

A regra é guardar o XML autorizado de cada nota emitida e recebida. Os documentos fiscais devem ser mantidos pelo prazo decadencial, em regra 5 anos; seu contador confirma se há algum caso que exija mais tempo. O DANFE pode ser guardado junto, como cópia de leitura, mas não é ele que vai responder a uma fiscalização.

O artigo XML NF-e ou DANFE: qual guardar traz uma rotina simples de organização. Se você perdeu o XML de alguma nota, veja como baixar XML da nota fiscal.

Erros comuns

Os erros abaixo são os que mais criam problema quando a contabilidade fecha o mês ou quando aparece uma fiscalização.

• Aceitar mercadoria só pelo DANFE, sem consultar a nota
• Arquivar o PDF e descartar o XML
• Achar que um DANFE impresso de nota cancelada continua valendo
• Tratar o resumo da consulta pública como se fosse o documento completo

Perguntas frequentes

O DANFE pode ser usado como comprovante de compra? Ele mostra os dados da compra e costuma ser aceito no dia a dia como referência. Mas, para fins fiscais, o comprovante é a NF-e, ou seja, o XML autorizado. Em caso de dúvida sobre um uso específico, consulte seu contador.

DANFE sem protocolo de autorização vale? Não. Sem autorização não há NF-e válida, e o DANFE não tem o que representar. Consulte a chave para confirmar a situação.

Se a nota for cancelada, o DANFE continua válido? Não. O DANFE reflete a situação da NF-e. Se a nota foi cancelada, a consulta pela chave mostra isso, mesmo que o PDF continue igual.

Posso gerar o DANFE de novo a partir do XML? Sim. Com o XML você pode gerar o DANFE pelo XML quantas vezes precisar. O PDF gerado é a mesma representação auxiliar de antes.

O Gerador de Danfe valida ou autoriza notas? Não. Ele não emite, não cancela e não autoriza NF-e. Ele gera o DANFE de uma nota existente e ajuda a localizar o documento pela chave.