O que a consulta sem certificado mostra
A consulta pública existe para que qualquer pessoa confirme que uma nota foi autorizada e está válida. Para isso ela mostra o essencial e protege o resto, porque a nota contém dados comerciais de duas empresas.
- Mostra: situação da nota, como autorizada ou cancelada.
- Mostra: emitente, destinatário, data de emissão e valores totais.
- Não mostra: lista de produtos, quantidades e preços unitários.
- Não mostra: NCM, CFOP e impostos por item.
Quando o certificado digital é necessário
O certificado digital identifica a empresa perante a SEFAZ. Ele é exigido para emitir notas e para usar os serviços em que a empresa baixa documentos em que ela própria é parte, como as notas emitidas contra o seu CNPJ. Esses serviços normalmente são usados pelo ERP ou pelo sistema do escritório contábil, não pelo navegador. Se a sua empresa já tem certificado e contador, vale perguntar a ele se as notas de entrada já são baixadas automaticamente; muitas vezes o XML que você procura já está guardado no sistema do escritório.
Para quem só precisa conferir uma nota recebida, gerar a segunda via do DANFE ou ver se ela foi cancelada, o certificado não é necessário. É o caso da maioria das buscas: financeiro conferindo pagamento, recebimento conferindo mercadoria, cliente pedindo cópia. O assunto é aprofundado em consulta NF-e sem certificado digital.
Do resumo ao DANFE completo
O caminho para o documento completo é o XML. Há três formas de obtê-lo sem certificado próprio: pedir ao fornecedor, que deve disponibilizar o arquivo ao destinatário; pedir ao contador da empresa, que muitas vezes já baixa as notas com o certificado dele; ou encontrar a nota no nosso acervo pela consulta por chave.
Com o arquivo na mão, envie em gerar DANFE pelo XML. Se precisar de ajuda para conseguir o arquivo, veja como baixar XML da nota fiscal.
Um detalhe que economiza tempo: o DANFE do resumo já serve para muita coisa. Ele confirma emitente, destinatário, valor total e data, que é o que o financeiro precisa para conferir um boleto ou programar um pagamento. O XML completo só é indispensável quando é preciso conferir itens, impostos por produto ou fazer o lançamento fiscal. Se você é contador e recebe esse pedido todo dia, veja DANFE para contadores.
Cuidados e erros comuns
Desconfie de site que pede o arquivo do seu certificado digital ou a senha dele para consultar uma nota. Certificado é a identidade da empresa: quem o tem consegue assinar documentos em nome dela. Nenhuma consulta de DANFE precisa disso. O que observar antes de usar uma ferramenta online está em DANFE online é seguro.
Outro erro é concluir que a nota não existe porque a consulta não trouxe os itens. Resumo sem itens é o comportamento esperado da consulta pública, não sinal de nota falsa. E se a consulta disser que a chave é inválida, confira os 44 dígitos no validador de chave NF-e antes de tentar de novo.
Por fim, NFC-e (modelo 65) consultada pela chave não tem documento completo disponível por aqui; para o DANFCE, use o XML. Para consultas recorrentes de um sistema, sem certificado e sem navegador, existe a API DANFE.