Como baixar XML da nota fiscal

O jeito mais rápido de conseguir o XML de uma NF-e é pedir ao emitente ou baixar do sistema fiscal da sua empresa. Empresas com certificado digital podem baixar as notas emitidas contra o próprio CNPJ, e a chave de acesso ajuda a localizar o documento.

Por que o XML importa

O XML autorizado é a nota fiscal de verdade. O DANFE, aquele papel que acompanha a mercadoria, é só uma representação impressa e simplificada dele, e não substitui o arquivo. Para escriturar, conferir impostos, lançar a entrada no estoque ou arquivar, o que vale é o XML.

Por isso a pergunta não é se você precisa do XML, e sim de onde ele vai vir. Se ainda há dúvida sobre o que guardar, o post XML NF-e ou DANFE: qual guardar responde direto: guarde o XML, pelo prazo decadencial, em regra 5 anos.

Caminho 1: pedir ao emitente

Se a nota foi emitida por um sistema de gestão, o XML costuma estar num menu de exportação. Temos guias passo a passo para baixar o XML no Bling, no Tiny, no Omie, no Conta Azul e na Nuvemshop.

É o caminho mais curto e quase sempre funciona. Quem emitiu a nota tem o XML, porque foi o sistema dele que gerou e transmitiu o arquivo. Em geral o emitente já envia o XML ao destinatário por e-mail no momento da emissão. Se não chegou, peça.

Para agilizar, mande o pedido com a chave de acesso de 44 dígitos ou com o número e a série da nota. Isso evita o vai e volta de perguntar qual nota é.

• Procure primeiro na caixa de entrada e no spam por e-mails com anexo .xml.
• Peça ao fornecedor pela chave de acesso, que identifica a nota sem ambiguidade.
• Combine que as próximas notas sejam enviadas para um e-mail fixo do financeiro ou da contabilidade.

Caminho 2: o sistema fiscal da sua empresa

Se a sua empresa usa ERP ou sistema de gestão, ele pode já ter o XML. Muitos sistemas importam as notas recebidas, seja pelo e-mail, seja pela integração com a SEFAZ. Procure na tela de notas de entrada ou de documentos recebidos.

Se a nota foi emitida pela própria empresa, o XML está no módulo de emissão. Basta exportar.

Caminho 3: certificado digital da empresa

Empresas com certificado digital conseguem baixar as notas emitidas contra o próprio CNPJ. Isso é feito por ERPs e sistemas fiscais que usam o serviço de distribuição de documentos fiscais. Em alguns fluxos, a manifestação do destinatário faz parte do processo para liberar o documento completo.

Atenção ao limite: o certificado só dá acesso às notas em que a empresa é parte. Ele não serve para baixar a nota de terceiros. Como configurar depende do seu sistema; consulte o seu contador ou o suporte do ERP. O post sobre consulta NF-e sem certificado digital explica o que dá para fazer quando a empresa não tem certificado.

Caminho 4: buscar pela chave de acesso

Quando você só tem a chave, impressa no DANFE ou copiada de outro sistema, dá para tentar localizar o documento por ela. Comece validando a chave no validador de chave NF-e, para não perder tempo com número errado.

Depois, faça a consulta de NF-e pela chave de acesso. Para NF-e modelo 55 de todos os estados, o Gerador de Danfe procura o documento completo no nosso acervo. Quando encontra, você recebe o DANFE com itens e impostos, e com conta logada o histórico guarda a consulta com download de PDF e XML.

Seja realista sobre o resultado: quando não há documento completo disponível, a consulta traz só o resumo público, sem itens. Isso acontece porque a consulta pública oficial não divulga dados detalhados desde o Ajuste SINIEF 16/2018. Nesse caso, volte ao caminho 1 e peça o arquivo ao emitente.

Depois de baixar o XML

Com o arquivo na mão, você tem várias opções. Abrir direto no editor mostra um monte de tags; o guia como abrir arquivo XML da NF-e mostra jeitos mais práticos de ler.

Para ter o documento legível e pronto para imprimir, gere o DANFE pelo XML: cole o conteúdo ou faça upload do arquivo, com até 1 MB, e o PDF sai na hora. Funciona para NF-e e NFC-e. Se o XML for de um CT-e, o documento auxiliar é outro, e o caminho é gerar DACTE online.

• Confira se o arquivo é o XML autorizado, com protocolo, e não um rascunho.
• Gere o PDF do DANFE para conferência e impressão.
• Envie o XML para a contabilidade.
• Arquive o XML em local seguro, com cópia.

Erros comuns

Estes problemas aparecem toda semana em quem lida com nota recebida:

• Guardar só o PDF do DANFE e jogar fora o XML. O PDF não substitui o arquivo.
• Receber um XML sem o protocolo de autorização. Peça a versão autorizada ao emitente.
• Editar o XML para corrigir algum dado. Qualquer alteração compromete a integridade do arquivo autorizado.
• Confundir o XML da NF-e com o de um CT-e ou de uma NFS-e. Cada um tem documento auxiliar próprio.
• Achar que o certificado digital baixa nota de qualquer empresa. Ele só alcança as notas do próprio CNPJ.

Perguntas frequentes

O emitente é obrigado a me mandar o XML? Em geral, o destinatário tem direito de receber o XML da nota emitida contra ele. Se o fornecedor não enviar, peça formalmente e, se precisar, consulte o seu contador.

Dá para baixar o XML só com a chave, sem certificado? Às vezes. Quando o documento completo está disponível em algum acervo, sim. Pela consulta pública oficial, não, porque ela mostra só o resumo.

Contador consegue baixar os XMLs dos clientes? Sim, quando tem acesso ao sistema ou ao certificado da empresa cliente. O fluxo com histórico e API está em DANFE para contadores.

Preciso baixar muitos XMLs por mês. Tem jeito de automatizar? Para volume, integre pela documentação da API, que permite consultar e gerar DANFE a partir do seu sistema.