Chave de acesso ou XML: qual usar
Os dois caminhos chegam ao mesmo PDF, mas não entregam a mesma coisa. O XML autorizado tem tudo o que a nota tem: emitente, destinatário, itens, NCM, CFOP, impostos, transporte e informações complementares. Por isso o DANFE gerado a partir dele sai completo, como o original. Se você tem o arquivo, este é sempre o melhor caminho, e o passo a passo está em gerar DANFE pelo XML.
A chave de acesso é útil quando você só tem o papel ou o PDF de outra pessoa na mão. Para NF-e de qualquer estado, o sistema procura primeiro o documento completo no nosso acervo. Quando ele não está disponível, o que existe é a consulta pública, que divulga apenas um resumo da nota: valores, emitente, destinatário e data, sem a lista de produtos. Nesses casos o DANFE sai com os dados do resumo e a tela avisa que os itens não vieram.
Para entender por que a consulta pública mostra só o resumo e como pedir o XML a quem emitiu, leia como baixar XML da nota fiscal.
O que confere no PDF antes de imprimir
Um DANFE bem gerado deixa a conferência rápida. Antes de mandar para a impressora ou para o arquivo da empresa, olhe estes pontos:
- A chave de acesso impressa tem 44 dígitos e é a mesma do XML ou da consulta.
- O código de barras aparece legível logo abaixo da chave, sem cortes.
- Emitente e destinatário batem com o pedido ou com a nota de compra.
- O valor total da nota e os valores dos itens conferem com o que foi combinado.
- O protocolo de autorização aparece no quadro do cabeçalho, sinal de que o XML era de uma nota autorizada.
Erros comuns ao gerar DANFE online
O erro mais frequente é colar o XML pela metade. Ao copiar de um e-mail ou de um sistema, o final do arquivo às vezes fica para trás, e o gerador não tem como montar uma nota incompleta. Se a mensagem disser que o XML está cortado, envie o arquivo pelo botão de upload em vez de colar o texto.
O segundo é enviar outro tipo de arquivo com extensão .xml: NFS-e de prefeitura, página HTML salva de um portal ou um PDF renomeado. O gerador identifica esses casos e diz o que recebeu. NFS-e por arquivo não vira DANFE, porque nota de serviço não usa esse documento.
O terceiro é digitar a chave com um dígito trocado. Antes de consultar, vale passar a sequência pelo validador de chave de acesso, que confere o dígito verificador e mostra UF, data e número da nota.
Quando o DANFE online não é a ferramenta certa
O gerador não emite nota fiscal. Ele não autoriza, não cancela e não corrige NF-e: só monta o documento auxiliar a partir de uma nota que já existe. Para emitir, você precisa do emissor do seu ERP ou do programa da sua SEFAZ.
Ele também não substitui o arquivo fiscal. O que a empresa deve guardar, em regra pelo prazo decadencial de 5 anos, é o XML, e o DANFE pode ser gerado de novo sempre que precisar. A discussão completa está em XML NF-e ou DANFE: qual guardar. Se a sua necessidade é gerar centenas de PDFs a partir de um sistema, a API DANFE faz o mesmo trabalho sem ninguém clicar.