Diferença entre NF-e e DANFE

A NF-e é a nota fiscal eletrônica propriamente dita, um arquivo XML assinado e autorizado pela SEFAZ. O DANFE é só a representação gráfica dessa nota, em PDF ou papel, feita para leitura, conferência e transporte.

A diferença em uma frase

A NF-e é o documento; o DANFE é a imagem do documento. A nota fiscal eletrônica existe como um arquivo XML, assinado digitalmente pelo emitente e autorizado pela Secretaria da Fazenda. O DANFE pega os dados desse arquivo e os organiza numa página legível.

Quem confunde os dois costuma cometer o mesmo erro: guarda o PDF, apaga o XML e só descobre o problema quando a contabilidade ou uma fiscalização pede o arquivo da nota. Este guia mostra como separar as duas coisas na rotina.

O que é a NF-e

A NF-e (modelo 55) é a nota fiscal eletrônica usada principalmente em operações entre empresas e em vendas com transporte de mercadoria. Ela é gerada pelo sistema emissor da empresa, assinada com certificado digital e enviada à SEFAZ. Quando a SEFAZ aprova, a nota recebe um protocolo de autorização e passa a ter validade.

Tudo isso fica dentro do XML: os dados da operação, a assinatura e o protocolo. Por isso o XML é chamado de documento fiscal, e é ele que os sistemas contábeis importam. Se você nunca abriu um, o artigo como abrir arquivo XML da NF-e mostra o caminho. Para entender melhor o formato, veja também a página sobre XML da NF-e.

• Formato: arquivo XML
• Tem assinatura digital do emitente
• Tem protocolo de autorização da SEFAZ
• É lido por sistemas, não por pessoas
• É o arquivo que deve ser guardado

O que é o DANFE

DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ele é uma representação gráfica simplificada da NF-e, gerada a partir do XML. Não tem assinatura própria nem protocolo próprio: só mostra os que estão no XML.

O DANFE existe porque pessoas precisam ler a nota. O motorista precisa de um papel que acompanhe a carga. O conferente precisa bater os itens. O financeiro precisa ver valores e vencimentos. Para tudo isso, um PDF bem organizado é muito mais prático que um arquivo de código. O artigo o que é DANFE detalha cada bloco do documento.

• Formato: PDF ou papel
• Mostra os dados do XML de forma legível
• Traz a chave de acesso com código de barras
• Serve para conferência, transporte e impressão
• Não substitui o XML

Comparação lado a lado

Pense nas duas peças como o registro e a fotografia. O registro tem valor; a fotografia ajuda a reconhecer. Se a fotografia some, você pode tirar outra a partir do registro. Se o registro some, a fotografia não o recria com a mesma garantia.

É exatamente o que acontece aqui. Com o XML em mãos, você consegue gerar o DANFE pelo XML quantas vezes quiser. Com só o PDF, você não reconstrói o XML autorizado.

• Validade fiscal: NF-e (XML) sim; DANFE não, é auxiliar
• Quem lê: o XML é lido por sistemas; o DANFE, por pessoas
• Arquivamento: o XML é obrigatório; o DANFE é opcional, como apoio
• Transporte: em geral, o DANFE acompanha a mercadoria
• Recuperação: do XML se gera o DANFE; do DANFE não se gera o XML

Quando usar cada um

Use o DANFE quando a tarefa é humana: imprimir, conferir, enviar uma cópia de leitura para um cliente, achar a chave de acesso. Use o XML quando a tarefa é fiscal ou de sistema: escrituração, importação no ERP, auditoria, comprovação e arquivo.

Uma rotina simples resolve a maioria dos casos. Ao receber uma nota, salve o XML numa pasta organizada por CNPJ e mês. Se precisar do PDF, gere a partir do XML. Assim você nunca depende de um arquivo que não vale como documento.

• Recebeu mercadoria: confira pelo DANFE
• Vai lançar na contabilidade: use o XML
• Cliente pediu cópia da nota: mande o XML e, se ajudar, o PDF
• Precisa imprimir: gere o PDF do XML e imprima

E quando só tenho a chave de acesso

Às vezes você não tem nem o XML nem o PDF, só a chave de 44 dígitos anotada ou fotografada. Nesse caso, faça a consulta da NF-e pela chave de acesso. O Gerador de Danfe procura primeiro o documento completo no acervo, para notas de qualquer estado.

Quando o documento completo não está disponível, a consulta pública traz só um resumo, sem a lista de produtos. Isso acontece porque, desde o Ajuste SINIEF 16/2018, a consulta pública deixou de divulgar os dados detalhados da nota. Para ter o DANFE completo, o caminho é obter o XML com o emitente. O artigo como baixar XML da nota fiscal lista onde pedir.

Erros comuns

A maior parte dos problemas com NF-e e DANFE nasce de tratar os dois como se fossem a mesma coisa. Os erros abaixo aparecem toda semana em financeiro e contabilidade de pequenas empresas.

• Arquivar só o PDF que veio no e-mail
• Pedir ao fornecedor o DANFE quando o que falta é o XML
• Achar que um DANFE sem protocolo de autorização é uma nota válida
• Confundir NF-e com NFC-e: a NFC-e (modelo 65) é a nota do varejo e tem o DANFCE
• Confundir NF-e com CT-e: o CT-e (modelo 57) é do transporte e tem o DACTE

Perguntas frequentes

O DANFE tem validade fiscal? Não sozinho. Ele é uma representação auxiliar. A validade está no XML autorizado. O artigo DANFE tem validade fiscal aprofunda essa questão.

Se eu perder o DANFE, perdi a nota? Não. Se você tem o XML, gera um novo DANFE em segundos. O problema é perder o XML.

Se eu tenho só o DANFE, consigo o XML? O caminho certo é pedir ao emitente. Com a chave que está no DANFE, você também pode consultar a nota e verificar se o documento completo está disponível.

Posso mandar só o DANFE para o meu contador? Em geral não é suficiente. Os sistemas contábeis importam o XML. Mande o XML e, se quiser, o PDF junto.

O Gerador de Danfe emite NF-e? Não. Ele não emite, não cancela e não autoriza notas. Ele gera o DANFE de uma NF-e que já existe, a partir do XML ou da chave, e pode ser usado no DANFE online sem instalar nada.