O que é DANFE?

DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica: a versão legível, em PDF ou papel, de uma NF-e que já foi autorizada. Ele serve para conferir e acompanhar a mercadoria, mas a nota fiscal de verdade é o arquivo XML autorizado.

Resposta curta

DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. A NF-e nasce como um arquivo XML, assinado digitalmente e autorizado pela Secretaria da Fazenda. Esse arquivo não foi feito para ser lido por pessoas. O DANFE resolve isso: ele organiza os dados do XML numa página que qualquer um consegue ler, imprimir e conferir.

O DANFE é uma representação gráfica simplificada da nota. Ele não é a nota em si. Quem tem só o PDF tem uma cópia de leitura; quem tem o XML autorizado tem o documento fiscal. Essa diferença é o ponto mais importante deste artigo, e voltamos a ela mais abaixo.

Para que serve o DANFE no dia a dia

Na prática, o DANFE é o papel que circula. Ele acompanha a mercadoria no transporte, é conferido no recebimento e vai para a pasta do financeiro quando alguém precisa bater valores. Também é a forma mais rápida de achar a chave de acesso de uma nota, porque ela vem impressa em destaque e com código de barras.

Quem mais usa o DANFE é quem tem a nota na mão e precisa resolver algo agora: o conferente na doca, o motorista, o comprador que quer ver se o pedido veio certo, o contador que recebe uma pilha de notas do cliente.

• Acompanhar a mercadoria durante o transporte
• Conferir produtos, quantidades e valores no recebimento
• Localizar a chave de acesso de 44 dígitos
• Imprimir ou enviar por e-mail uma versão legível da nota
• Dar ao financeiro e à contabilidade uma visão rápida da operação

O que aparece num DANFE

Todo DANFE de NF-e segue o mesmo desenho geral, então depois de ler um você lê qualquer outro. No topo ficam o emitente, o número e a série da nota, o tipo de operação (entrada ou saída) e a chave de acesso com o código de barras. Logo abaixo vêm a natureza da operação e o protocolo de autorização.

Depois aparecem os blocos de destinatário, faturas, cálculo do imposto, transportador, a tabela de produtos e, no fim, os dados adicionais. Se a nota tem muitos itens, a lista continua nas páginas seguintes.

• Emitente: razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual
• Número, série e chave de acesso com código de barras
• Protocolo de autorização da SEFAZ
• Destinatário, com CNPJ ou CPF e endereço
• Base de cálculo e valores de impostos
• Transportadora, volumes e frete
• Produtos com código, NCM, CFOP, quantidade e valor
• Informações complementares

A chave de acesso é o elo entre o PDF e a nota

A chave de acesso tem 44 dígitos e identifica a NF-e de forma única. Ela é montada a partir de dados da própria nota: código da UF (2 dígitos), ano e mês de emissão (4), CNPJ do emitente (14), modelo (2), série (3), número (9), tipo de emissão (1), um código numérico (8) e um dígito verificador (1), calculado por módulo 11.

É por ela que se encontra a nota oficial a partir de um DANFE impresso. O artigo sobre a chave de acesso da NF-e com 44 dígitos explica cada parte. Se você só quer saber se uma chave digitada está correta, dá para validar a chave da NF-e antes de consultar.

DANFE não substitui o XML

A validade fiscal está no XML autorizado. É ele que tem a assinatura digital do emitente e o protocolo de autorização. O DANFE só mostra esses dados em outro formato. Um PDF pode ser editado, reimpresso ou montado à mão; o XML autorizado pode ser verificado.

Por isso a regra para a empresa é simples: guarde o XML. O PDF pode ficar junto, como apoio. O artigo XML NF-e ou DANFE: qual guardar detalha como organizar esse arquivo, e a diferença entre NF-e e DANFE mostra quando usar cada um.

Como conseguir o DANFE de uma nota

Se você tem o arquivo XML, o caminho mais direto é gerar o DANFE pelo XML. Você cola o conteúdo ou envia o arquivo, e o PDF sai no layout padrão. No Gerador de Danfe isso funciona para NF-e (modelo 55) e para NFC-e (modelo 65, no layout de DANFCE), com arquivos de até 1 MB.

Se você tem só a chave, pode fazer a consulta da NF-e pela chave de acesso. Para notas de todos os estados, a ferramenta procura primeiro o documento completo no nosso acervo. Quando ele não está disponível, a consulta pública mostra apenas um resumo, sem a lista de produtos. Nesse caso, o DANFE completo depende do XML, que você pode pedir ao emitente.

• Tem o XML: gere o PDF direto do arquivo
• Tem só a chave: consulte e veja se o documento completo está disponível
• Recebeu só o PDF: peça o XML ao fornecedor para guardar

Erros comuns

O erro mais frequente é arquivar só o PDF. Ele resolve a conferência de hoje, mas não serve como documento fiscal amanhã. Outro erro é confiar num DANFE sem conferir se a nota foi de fato autorizada; a consulta pela chave no Portal Nacional da NF-e mostra a situação do documento.

Também é comum confundir DANFE com outros documentos auxiliares. O transporte de carga tem o CT-e, e o documento auxiliar dele é o DACTE, não o DANFE. Veja o que é CT-e e DACTE se você trabalha com frete.

• Guardar só o PDF e perder o XML
• Aceitar um DANFE sem consultar a situação da nota
• Confundir DANFE (NF-e) com DACTE (CT-e)
• Digitar a chave com um dígito trocado

Perguntas frequentes

O DANFE é a nota fiscal? Não. A nota fiscal eletrônica é o XML autorizado. O DANFE é a representação gráfica simplificada desse arquivo, feita para leitura e impressão.

Preciso imprimir o DANFE? Depende da operação. Em geral, o DANFE acompanha a mercadoria em trânsito. Para arquivo e contabilidade, o que importa é o XML. O guia como imprimir DANFE mostra como sair com um PDF legível.

Qual a diferença entre DANFE e DANFCE? O DANFE representa a NF-e (modelo 55), usada em vendas entre empresas e para a maioria das operações com transporte. O DANFCE representa a NFC-e (modelo 65), a nota do varejo ao consumidor final, e tem layout mais estreito, de cupom.

Dá para gerar DANFE sem programa instalado? Sim. Um gerador online transforma o XML em PDF no navegador. O DANFE online do Gerador de Danfe pode ser testado sem cadastro; para uso frequente, há conta, créditos e planos.

O Gerador de Danfe emite nota fiscal? Não. Ele não emite, não cancela e não autoriza NF-e. Ele só gera o documento auxiliar de uma nota que já existe. Para emitir, você precisa de um sistema emissor ou do ERP da empresa.