As rotinas que mais consomem tempo do escritório
Pedido de DANFE raramente é trabalho difícil, mas é trabalho interrompido. Um cliente precisa da nota para comprovar uma compra, outro perdeu o PDF que o fornecedor mandou, um terceiro só tem o número impresso no canhoto. Cada pedido tira alguém do fechamento para procurar arquivo.
- Segunda via do DANFE para cliente que só tem o XML.
- Conferência de nota de entrada antes do lançamento.
- Recuperação do DANFE de nota cujo PDF se perdeu, a partir da chave.
- Conferência de DACTE de frete contratado pelo cliente.
- Organização de PDF e XML para envio ao cliente ou para auditoria interna.
XML ou PDF: o que o escritório deve guardar
O documento fiscal válido é o XML autorizado. É ele que deve ser guardado, em regra pelo prazo decadencial de 5 anos, e é a partir dele que o DANFE pode ser gerado de novo a qualquer momento. Guardar só o PDF é o erro clássico: o DANFE não substitui o XML e não traz a assinatura digital.
Na orientação ao cliente, a regra simples funciona: peça sempre o XML ao fornecedor, não apenas o PDF. O raciocínio completo, útil para mandar ao cliente, está em XML NF-e ou DANFE: qual guardar.
Quando só existe a chave de acesso
É comum o cliente ter apenas a chave impressa no DANFE, ou uma foto dele. A consulta por chave busca primeiro o documento completo no nosso acervo; se ele não estiver disponível, a consulta pública traz o resumo, sem itens, e o DANFE sai com esses dados. Para conferir valor e emitente, isso basta. Para lançar com itens e impostos, é preciso o XML.
Antes de consultar, vale conferir a chave no validador de chave NF-e: foto de papel amassado gera muito dígito trocado. Se a empresa do cliente tem certificado digital, o escritório pode baixar as notas emitidas contra o CNPJ dela pelos serviços da SEFAZ, o que resolve o problema na origem. Os caminhos estão em como baixar XML da nota fiscal.
Do uso avulso à integração
Para quem atende poucos pedidos por semana, o uso no navegador resolve, inclusive sem cadastro para testar. Quando o volume cresce, a conta com créditos ou plano traz histórico e limites maiores; as condições ficam em planos e créditos.
Escritórios que já têm sistema próprio, ou que recebem os XML de clientes de forma automatizada, ganham mais com a API: o sistema envia o XML e recebe o DANFE ou o DACTE em PDF, sem ninguém clicar. A API também consulta NF-e pela chave. Para comparar o gerador com outras opções do mercado, veja melhores geradores de DANFE online.
O que o gerador não faz pelo escritório
Ele não emite, não cancela e não corrige NF-e, nem faz escrituração ou apuração de impostos. É uma ferramenta de visualização e recuperação de documentos, que se encaixa ao lado do sistema contábil, não no lugar dele.
Também não tem acesso às notas dos seus clientes por conta própria: o que entra é o XML que você envia ou a chave que você consulta. Se a demanda do escritório é baixar automaticamente todas as notas de entrada dos clientes, isso continua sendo papel do sistema contábil com o certificado digital de cada empresa.