Como consultar nota fiscal pela chave de acesso

Para consultar uma nota fiscal, copie os 44 dígitos da chave de acesso, valide e pesquise no Portal Nacional da NF-e ou numa ferramenta de consulta. A consulta pública confirma situação e dados gerais; o detalhe dos itens está no XML autorizado.

Resposta rápida

Você precisa de uma coisa só: a chave de acesso de 44 dígitos. Ela está no DANFE, perto do código de barras, e no XML da nota. Com ela, há três caminhos principais: a consulta pública no Portal Nacional da NF-e, o sistema fiscal ou ERP da sua empresa, e ferramentas online que buscam o documento e geram o PDF.

O que muda entre eles é o que cada um devolve. Saber isso antes poupa tempo e frustração, porque muita gente consulta esperando ver a nota inteira e recebe só um resumo.

Passo 1: pegue a chave certa

Os dois primeiros dígitos da chave indicam o estado de emissão. Para notas paulistas, veja a consulta de NF-e de SP; para outros estados, a página de cada UF explica quem autoriza a nota. E se quiser saber com que frequência a consulta dá certo e por que falha, publicamos os números em consulta de NF-e pela chave em números.

Copie os 44 números exatamente como estão. Se a chave veio de um PDF ou e-mail, ela pode trazer espaços ou quebras de linha. Se você vai digitar a partir do papel, confira duas vezes.

Antes de consultar, valide. Uma chave com um dígito trocado nunca vai retornar nada, e você só descobre isso depois de esperar a consulta. O validador de chave NF-e confere tamanho, UF, data, modelo e dígito verificador em segundos. Se quiser entender o que está sendo checado, leia como validar chave de acesso da NF-e.

Passo 2: escolha onde consultar

Cada caminho atende a uma necessidade diferente. Escolha pelo que você precisa no final: confirmar que a nota existe, lançar a entrada ou ter o PDF do DANFE.

• Portal Nacional da NF-e: consulta pública e oficial. Bom para confirmar se a nota foi autorizada e ver os dados gerais.
• Portal da SEFAZ do estado: alguns estados oferecem consulta própria. Para NFC-e, o caminho usual é o QR Code do cupom.
• ERP ou sistema fiscal da empresa: se a nota foi emitida contra o seu CNPJ, o sistema pode já ter o XML.
• Ferramenta online de consulta e geração de DANFE: busca o documento pela chave e entrega o PDF.

Passo 3: entenda o que voltou

A consulta pública oficial mostra um resumo da nota: dados gerais como emitente, data, valor total, situação e eventos como cancelamento. Ela não mostra os itens, quantidades e impostos por produto. Isso não é falha do portal. O Ajuste SINIEF 16/2018 restringiu a divulgação de dados detalhados na consulta pública, limitando o que qualquer pessoa com a chave consegue ver.

O documento completo, com tudo, é o XML autorizado. O DANFE é só uma representação impressa desse XML, como explica o post sobre a diferença entre NF-e e DANFE.

Consultando aqui no Gerador de Danfe

Cole a chave na consulta de NF-e pela chave de acesso. Para NF-e modelo 55 de todos os estados, procuramos o documento completo no nosso acervo. Quando ele existe, você recebe o DANFE em PDF com itens e impostos.

Quando não há documento completo disponível, o que se consegue é o resumo público, sem os itens. Nesse caso a tela avisa, e o caminho para o DANFE completo é enviar o XML. Você cola ou faz upload do arquivo e gera o DANFE pelo XML na hora.

Dá para testar sem cadastro. Para uso recorrente ou volume, existe conta com créditos ou plano; os detalhes estão em planos e créditos. Com a conta logada, o histórico guarda as consultas com download de PDF e XML.

Seja claro sobre o que a ferramenta não faz: ela não emite, não cancela e não autoriza nota fiscal. Também não é o melhor caminho para NFC-e por chave; para cupom eletrônico, use o QR Code impresso ou o XML.

Erros comuns

Quase toda consulta frustrada cai em um destes casos:

• Chave com dígito trocado ou incompleta. Valide antes.
• Chave de CT-e, modelo 57, usada como se fosse nota. Para transporte, o documento auxiliar é o DACTE, gerado a partir do XML do CT-e.
• Esperar ver os itens na consulta pública. Ela mostra só o resumo.
• Repetir a consulta várias vezes seguidas quando o serviço está lento. Espere e tente de novo depois.
• Achar que o resumo serve como documento fiscal. Para arquivo e escrituração, o que vale é o XML.

Quando você só tem o DANFE impresso

Situação comum no recebimento de mercadoria: chegou o papel, não chegou o arquivo. A chave do DANFE resolve a primeira parte, que é confirmar se a nota foi autorizada e não está cancelada.

Para ter o XML, o caminho mais curto costuma ser pedir ao emitente. Ele tem o arquivo e, em geral, já deveria ter enviado. Outras alternativas estão em como baixar XML da nota fiscal.

Perguntas frequentes

Preciso de certificado digital para consultar pela chave? Não para a consulta pública de resumo. O certificado entra em rotinas como baixar as notas emitidas contra o seu CNPJ. O post sobre consulta NF-e sem certificado digital explica o limite de cada caso.

Por que a consulta diz que a nota não foi encontrada? As causas mais comuns são chave errada, nota muito recente ou nota de um modelo diferente do esperado. Confira a chave e tente de novo mais tarde.

A consulta mostra se a nota foi cancelada? A consulta pública oficial mostra a situação e os eventos registrados, entre eles o cancelamento.

Consigo consultar várias notas de uma vez? Para volume, o ideal é integrar pela documentação da API, em vez de consultar uma a uma pela tela.

Posso imprimir o resultado da consulta como DANFE? O resumo não é DANFE. O DANFE é gerado a partir do XML autorizado, com o layout oficial.