Os documentos de uma viagem
Cada documento tem um papel diferente. Confundir os dois é a origem de muita mercadoria parada em conferência:
- NF-e: emitida pelo vendedor da mercadoria. O DANFE acompanha a carga e identifica a nota pela chave.
- CT-e: emitido pela transportadora pelo serviço de frete, modelo 57. O DACTE é a representação dele.
- Documentos originários: as chaves das NF-e transportadas, listadas dentro do CT-e.
- MDF-e: o manifesto que agrupa os documentos da viagem, emitido em sistema próprio e não processado aqui.
Rotina de conferência antes da saída
Uma conferência rápida evita retorno de carga. Gere o DACTE pelo XML do CT-e e compare a lista de documentos originários com os DANFEs das notas que estão subindo no caminhão. Cada chave do DACTE precisa ter um DANFE correspondente, e vice-versa.
Quando o embarcador manda só o PDF da nota, ou um DANFE ilegível, a chave basta para gerar outro pela consulta. Se a chave parecer errada, confira no validador de chave NF-e, que mostra o CNPJ do emitente e o modelo do documento sem consultar nada. O guia completo do setor está em DANFE e DACTE para transportadoras.
Com conta, cada documento gerado fica no histórico com PDF e XML. Isso ajuda quando o cliente liga semanas depois pedindo o comprovante de uma entrega: a segunda via do DACTE e dos DANFEs da viagem está a um clique, sem procurar e-mail antigo. Guarde mesmo assim os XML no arquivo da empresa, em regra pelo prazo decadencial de 5 anos.
Problemas comuns no dia a dia
DANFE impresso sem os itens: aconteceu porque o documento foi gerado pela chave e a nota não estava no acervo, então só o resumo público veio. Para o DANFE completo, peça o XML ao embarcador e gere de novo em gerar DANFE pelo XML.
Código de barras que o leitor não lê: quase sempre é escala de impressão. Imprima em tamanho real, sem ajustar à página. DACTE com lista de notas cortada: alguns geradores limitam a quantidade de documentos originários impressos; aqui todos aparecem.
CT-e consultado pela chave: a consulta por chave atende NF-e. O DACTE é gerado pelo XML do CT-e, como explica como gerar DACTE online.
Nota de outro estado: não há diferença. A consulta pela chave busca NF-e de todos os estados no acervo, e o XML de qualquer UF gera o DANFE da mesma forma. NFC-e misturada na carga, por outro lado, só gera documento completo pelo XML.
Quando faz sentido integrar
Para quem gera poucos documentos por dia, o navegador basta, com conta para guardar o histórico de PDF e XML. Quando os CT-e saem de um TMS em volume, gerar PDF um a um vira gargalo. A API recebe o XML do CT-e ou da NF-e e devolve o PDF em base64 para o sistema imprimir ou anexar. Condições de uso ficam em planos e créditos.
O gerador não emite CT-e nem MDF-e: a emissão continua no sistema da transportadora, com certificado digital. Para entender a diferença entre CT-e e DACTE em detalhe, leia o que é CT-e e DACTE.