DANFE e DACTE para transportadoras

Na transportadora, o DANFE representa a NF-e da mercadoria e o DACTE representa o CT-e do frete. Os dois são gerados a partir do XML autorizado e servem para conferir a carga, acompanhar a entrega e cobrar o frete.

Resposta direta

Toda carga transportada envolve, em geral, dois documentos fiscais eletrônicos. A NF-e registra a mercadoria. O CT-e registra o serviço de transporte. Cada um tem seu documento auxiliar em PDF: o DANFE para a NF-e e o DACTE para o CT-e.

Para a transportadora, os dois PDFs são ferramentas de operação. O XML é o documento fiscal; o PDF é o que a equipe lê na doca, no caminhão e no financeiro. Se você recebeu o XML e precisa do PDF, basta gerar DANFE pelo XML ou usar a página de DACTE online.

Para uma visão geral dos dois documentos do frete, veja o que é CT-e e DACTE.

Onde cada documento entra na operação

A rotina muda de empresa para empresa, mas o fluxo básico se repete.

Na coleta, a transportadora recebe a mercadoria acompanhada da NF-e do embarcador. Com os dados dessa nota, emite o CT-e do frete, que lista a NF-e como documento originário. Na viagem, os documentos auxiliares acompanham a carga. Na entrega, o recebedor confere a mercadoria contra o DANFE. No faturamento, o tomador recebe o CT-e e paga o frete.

• Coleta: chega a NF-e da mercadoria, com o DANFE.
• Emissão do frete: a transportadora emite o CT-e e gera o DACTE.
• Viagem: os documentos auxiliares acompanham a carga.
• Entrega: o recebedor confere volumes e itens contra o DANFE.
• Cobrança: o tomador recebe o CT-e e paga o frete.

Como gerar DANFE e DACTE pelo XML

Quando o embarcador manda só o XML da NF-e, ou quando o cliente pede uma segunda via do DACTE, não é preciso abrir o sistema emissor. Uma ferramenta online resolve.

No Gerador de Danfe, você envia o arquivo ou cola o conteúdo, com até 1 MB por arquivo. A ferramenta reconhece o tipo do XML: NF-e gera DANFE, NFC-e gera DANFCE e CT-e gera DACTE. Os passos detalhados estão em como gerar DANFE pelo XML e em como gerar DACTE online.

• Receba o XML por e-mail, TMS, ERP ou portal do cliente.
• Abra o gerador no navegador do computador ou do celular.
• Envie o arquivo ou cole o conteúdo.
• Baixe o PDF e confira os dados antes de liberar a carga.

Quando você só tem a chave da NF-e

É comum o motorista ou o conferente ter só o DANFE impresso, ou só a chave de acesso. Para esses casos existe a consulta NF-e pela chave de acesso.

Para NF-e de todos os estados, a consulta busca o documento completo no nosso acervo. Quando não há documento completo disponível, a consulta pública só divulga um resumo, sem os itens. Aí o caminho para o DANFE completo é pedir o XML ao emitente. Seja honesto com o cliente sobre isso: um resumo sem itens não serve para conferir volumes.

Antes de consultar, vale conferir se a chave foi digitada certo. A ferramenta de validar chave NF-e checa os 44 dígitos e o dígito verificador. O CT-e, por sua vez, entra pelo XML; a consulta por chave no site é para NF-e.

O que conferir na doca e no financeiro

Conferir o documento antes de assinar o comprovante de entrega evita discussão depois. Cada equipe olha uma parte.

Na doca, a pergunta é se a carga bate com a nota. No financeiro, a pergunta é se o frete bate com o combinado. Os dois respondem lendo o PDF, sem abrir XML.

• No DANFE: emitente, destinatário, quantidade de volumes, peso e itens.
• No DANFE: dados de transporte e modalidade do frete.
• No DACTE: remetente, destinatário e tomador do serviço.
• No DACTE: valor da prestação e componentes do frete.
• No DACTE: documentos originários, que devem listar as NF-e da carga.

Erros comuns na rotina da transportadora

Alguns problemas aparecem toda semana. A maioria tem solução simples.

• Guardar só o PDF e perder o XML: o arquivo fiscal é o XML.
• Receber o DANFE em PDF renomeado como .xml: não há nota dentro dele para converter.
• Confundir o XML da NF-e com o do CT-e: o resultado será o documento auxiliar errado.
• Liberar entrega sem conferir a chave da NF-e nos documentos originários do CT-e.
• Usar chave com dígito trocado: a consulta não encontra a nota.

Mobile importa

Boa parte do trabalho da transportadora acontece longe do escritório. O motorista confere a nota pelo celular. O conferente recebe o XML no WhatsApp. O gerente aprova o frete no meio da rua.

Por isso, vale usar ferramentas que funcionem bem no navegador do celular, com botões grandes para upload e download. O Gerador de Danfe funciona no celular sem instalar aplicativo. O guia como imprimir DANFE ajuda quando for preciso levar o documento para o papel.

Volume e integração com TMS ou ERP

Quem processa dezenas de documentos por dia não deveria fazer upload um a um. Há dois caminhos.

O primeiro é a conta logada, que guarda o histórico de consultas com download do PDF e do XML. Ajuda quando várias pessoas da equipe precisam recuperar o mesmo documento. Créditos e planos para uso recorrente estão em planos e créditos.

O segundo é a integração. Pela documentação da API, o TMS ou ERP envia o XML e recebe o PDF de volta, sem ninguém abrir o navegador. O guia API DANFE para ERP explica quando vale a pena integrar. A página DANFE para transportadoras resume os recursos para o setor.

Perguntas frequentes

A transportadora pode gerar o DANFE de uma nota que não emitiu? Sim. Com o XML autorizado, qualquer pessoa pode gerar o PDF para leitura e conferência.

O Gerador de Danfe emite CT-e? Não. A ferramenta não emite, não cancela e não autoriza documentos fiscais. Para emitir CT-e, use o sistema emissor da transportadora.

O DANFE gerado online vale como documento fiscal? O documento válido é o XML autorizado. O DANFE é a representação auxiliar. Veja DANFE tem validade fiscal.

Dá para consultar CT-e pela chave? No nosso site, não. A consulta por chave é para NF-e e NFS-e. O CT-e entra pelo XML.

Quanto tempo guardar os XMLs de NF-e e CT-e? Em geral, pelo prazo decadencial, em regra 5 anos. Confirme a rotina com o seu contador.